Coordinateur-trice administratif-ve

Présentation de l’annonceur

Outil de création et de recherche pour l’art actuel, l’IAC développe, in situ, une activité d’expositions et de rencontres combinée à la constitution d’une collection d’œuvres au rayonnement international. Il prolonge ses activités de recherche, ex situ, par la diffusion de sa collection sur l’ensemble de la région Auvergne-Rhône-Alpes, ainsi qu’au niveau national et international.

Informations de contact

Michaël Faivre : m.faivre@i-ac.eu
- 04 78 03 47 00

Mission(s)

Sous la responsabilité de la directrice et de l’administrateur vous participez à la gestion et à la coordination administrative de l’Institut.
A ce titre :

• Vous assisterez la direction en termes d’organisation, de gestion, d’information, de suivi de dossiers.
• Vous assurerez des tâches d’accueil et de secrétariat
• Vous serez amené-e à travailler avec l’ensemble de l’équipe pour optimiser la communication et la coordination interne.

MISSIONS PRINCIPALES

• Accueil physique et téléphonique et secrétariat courant
• Gestion de l’agenda de la direction. Organisation de déplacements et réceptions
• Contribution à la transversalité des activités générales de l’IAC et coordination des activités de communication interne entre les services
• Suivi de l’agenda des activités et de l’équipe
• Suivi de dossiers administratifs
• Planification et coordination de réunions et rédaction de comptes rendus
• Préparation et organisation logistique des instances (conseil d’administration, assemblée générale, comité de suivi, bureau)
• Mise en forme des rapports et programmes d’activités, collecte des contenus
• Mise à jour et maintenance de bases de données
• Coordination de l’organisation des vernissages et participation à l’organisation logistique d’événements
• Enregistrement de devis, rapprochement avec les factures reçues
• Commande de fournitures administratives et réapprovisionnement en produits courants
• Participation au suivi de la maintenance courante du matériel et des locaux et suivi des équipements de bureau & informatique
• Gestion de stocks et archivage
• Effectuer d’autres tâches de bureau assignées

Profil et compétences recherchés

• Expérience d’assistanat de direction dans un environnement professionnel culturel
• Sens de l’organisation et rigueur
• Aisance relationnelle et goût pour le travail en équipe
• Aisance rédactionnelle
• Réactivité et sens des responsabilités
• Polyvalence et autonomie
• Maîtrise de l’anglais écrit et parlé
• Maîtrise des fonctionnalités du Pack Office et d’Outlook
• Maîtrise des techniques de rédaction des comptes rendus
• Intérêt pour le secteur artistique et culturel

Modalités de candidature

Envoyer CV et lettre de motivation à l’attention de Michaël Faivre, administrateur, par e-mail uniquement : m.faivre@i-ac.eu

Contrat : CDI / temps complet
Rémunération selon profil - convention collective nationale ECLAT ( ex animation) + tickets restaurant

Date limite de candidature : 23 octobre 2020

Date envisagée de prise de fonction : novembre 2020