Coordinateur-trice administratif-ve
CDI, à pourvoir dès aujourd’hui
@ Institut d'art contemporain, Villeurbanne (69100)
Date limite de candidature: 23 octobre 2020
Présentation de l’annonceur
Outil de création et de recherche pour l’art actuel, l’IAC développe, in situ, une activité d’expositions et de rencontres combinée à la constitution d’une collection d’œuvres au rayonnement international. Il prolonge ses activités de recherche, ex situ, par la diffusion de sa collection sur l’ensemble de la région Auvergne-Rhône-Alpes, ainsi qu’au niveau national et international.
Informations de contact
Michaël Faivre : m.faivre@i-ac.eu
- 04 78 03 47 00
Mission(s)
Sous la responsabilité de la directrice et de l’administrateur vous participez à la gestion et à la coordination administrative de l’Institut.
A ce titre :
- Vous assisterez la direction en termes d’organisation, de gestion, d’information, de suivi de dossiers.
- Vous assurerez des tâches d’accueil et de secrétariat
- Vous serez amené-e à travailler avec l’ensemble de l’équipe pour optimiser la communication et la coordination interne.
MISSIONS PRINCIPALES
- Accueil physique et téléphonique et secrétariat courant
- Gestion de l’agenda de la direction. Organisation de déplacements et réceptions
- Contribution à la transversalité des activités générales de l’IAC et coordination des activités de communication interne entre les services
- Suivi de l’agenda des activités et de l’équipe
- Suivi de dossiers administratifs
- Planification et coordination de réunions et rédaction de comptes rendus
- Préparation et organisation logistique des instances (conseil d’administration, assemblée générale, comité de suivi, bureau)
- Mise en forme des rapports et programmes d’activités, collecte des contenus
- Mise à jour et maintenance de bases de données
- Coordination de l’organisation des vernissages et participation à l’organisation logistique d’événements
- Enregistrement de devis, rapprochement avec les factures reçues
- Commande de fournitures administratives et réapprovisionnement en produits courants
- Participation au suivi de la maintenance courante du matériel et des locaux et suivi des équipements de bureau & informatique
- Gestion de stocks et archivage
- Effectuer d’autres tâches de bureau assignées
Profil et compétences recherchés
- Expérience d’assistanat de direction dans un environnement professionnel culturel
- Sens de l’organisation et rigueur
- Aisance relationnelle et goût pour le travail en équipe
- Aisance rédactionnelle
- Réactivité et sens des responsabilités
- Polyvalence et autonomie
- Maîtrise de l’anglais écrit et parlé
- Maîtrise des fonctionnalités du Pack Office et d’Outlook
- Maîtrise des techniques de rédaction des comptes rendus
- Intérêt pour le secteur artistique et culturel
Modalités de candidature
Envoyer CV et lettre de motivation à l’attention de Michaël Faivre, administrateur, par e-mail uniquement : m.faivre@i-ac.eu
Contrat : CDI / temps complet
Rémunération selon profil - convention collective nationale ECLAT ( ex animation) + tickets restaurant
Date limite de candidature : 23 octobre 2020
Date envisagée de prise de fonction : novembre 2020