Office Manager/Régisseur·se

Présentation de l’annonceur

Atelier de l’artiste visuel Xavier Veilhan
Équipe de 4 salariés, stagiaires et freelances

Informations de contact

contact@veilhan.com
- 0143484441

Mission(s)

INTENDANCE ET ADMINISTRATION

Gestion de l’Atelier

• Gestion des contrats d’entretien (alarme, sécurité, ménage)
• Gestion des contrats de service (eau, électricité, téléphonie, internet, imprimante, alarme télésurveillance, protection incendie)
• Gestion du parc Informatique, relais avec l’informaticien
• Gestion du stock de fournitures (achat et commandes) courses cuisine, papeterie, bureautique, fournitures de régie, matériel photo, outillages, matériel divers)
• Gestion des travaux et réparation relatifs à l’amélioration des locaux / organiser les interventions des prestataires spécialisés sur grosses réparations
• Gestion des urgences diverses au quotidien (pannes, dégâts des eaux…)

Gestion des dossiers d’assurances – sous la supervision de la directrice d’Atelier

• Négociation des contrats en lien avec la courtière en fonction de l’évolution de nos besoins
• Gestion des dossiers de sinistres (essentiellement véhicule et dommage sur les œuvres)

RÉGIE

Œuvres et projets

• Constat d’états, manipulations, nettoyage, emballages des œuvres
• Prise de côtes et étude des solutions d’emballage
• Mise en concurrences des entreprises d’emballage et de transport, choix des prestataires
• Planification des livraisons et des enlèvements
• Prospection de nouveaux prestataires
• Créations des fiches techniques d’œuvres
• Recherche, expertise et conseil sur la maintenance des œuvres.

Dossiers d’importation et d’exportation des œuvres

• Production des documents d’exportation (facture pro-forma, packing list, ATA)
• Récupérer les preuves d’exportations auprès des galeries et des transporteurs
• Faire les courriers de demandes de prolongation avec les transporteurs
• Faire les courriers de régularisations de statut pour les œuvres vendues
• Classement des documents

Stocks d’œuvres

• Mise à jour régulière du File Maker (logiciel)
• Mise à jour des contrats de consignment des galeries une fois par an
• Suivi du mouvement des œuvres dans nos différents lieux de stockage (établir une méthode plus efficace)
• Gestion du stockage des œuvres dans les lieux de stockages

Restauration des œuvres

• Étude des solutions avec les parties prenantes extérieures / déplacement si besoin
• Élaboration du budget, édition des devis, facturation, logistique transports
• Lien administratif entre les restaurateurs, collectionneurs et/ou galeries

Profil et compétences recherchés

L’Atelier de l’artiste visuel Xavier Veilhan est à la recherche d’un·e régisseur·se polyvalent·e pour assurer l’intendance de l’atelier et la régie des œuvres.

Une appétence pour le monde de l’art et une expérience préalable dans le secteur culture (institutions, ateliers d’artistes, spectacle vivant, galeries) ou dans un poste similaire sont favorisées.

Qualités recherchées :
Sens de l’organisation et du travail en équipe
Rigueur
Polyvalence
Prise d’initiative
Personne souhaitant s’engager sur le long terme

Informatique :
Maîtrise de l’environnement Apple
Suite Microsoft et Adobe
FileMaker Pro

Langues :
Maitrise du français et de l’anglais écrit et oral impératif.
Une autre langue serait un plus.

Modalités de candidature

Merci d’envoyer vos CV et lettres de motivation à contact@veilhan.com avant le 10 décembre 2021

Contrat CDD évolutif CDI / temps complet (35h par semaine)
Rémunération selon expérience
Prise de poste : Janvier 2022 (deux jours de passation si possible avant le 23 décembre 2021)
Poste basé à Paris dans le 20ème arrondissement