Coordinateur·trice administratif·ve

Présentation de l’annonceur

Outil de création, d’expérimentation et de recherche pour l’art actuel, l’Institut d’Art Contemporain propose à Villeurbanne, sur 1200m2, des expositions de création et un laboratoire de recherche, parallèlement à la constitution d’une collection d’œuvres au rayonnement international. Il prolonge ses activités ex situ, par des expositions de la jeune création ainsi que par la diffusion de sa collection dans l’ensemble de la région Auvergne-Rhône-Alpes.

Fruit de la fusion entre un centre d’art, le Nouveau Musée (1978) et un Frac, l’IAC fait partie des structures pionnières de l’art contemporain en France. Il a par exemple, produit les premières expositions monographiques de Gilbert & Georges, d’Anish Kapoor de Gordon Matta Clark ou de Daniel Buren.

Aujourd’hui, l’Institut poursuit la présentation d’expositions personnelles inédites, accompagne sur la durée la création émergente et mène avec le Laboratoire espace cerveau, co-initié avec l’artiste Ann Veronica Janssens, des recherches croisant artistes et chercheurs à propos des nécessaires mutations actuelles face aux bouleversements du monde.

L’IAC bénéficie du soutien du ministère de la Culture (DRAC Auvergne-Rhône-Alpes), de la Région Auvergne-Rhône-Alpes et de la Ville de Villeurbanne. Il fait partie du réseau des centres d’art (DCA) et des Frac/Fonds régionaux d’art contemporain (Platform).

Informations de contact

Zélie Davin : z.davin@i-ac.eu
- 0478034770

Mission(s)

Sous la responsabilité de la directrice et de l’administrateur vous participez à la coordination administrative de l’Institut.

À ce titre :

• Vous assisterez la directrice et l’administrateur en termes d’organisation, de gestion, d’information, de suivi de dossiers
• Vous assurerez des tâches d’accueil et de secrétariat
• Vous serez amené à travailler avec la direction pour optimiser la communication et la coordination interne
• Vous participerez à l’organisation d’actions de relations publiques (vernissages, etc.)

Secrétariat (40 %)

• Accueil physique et téléphonique et secrétariat courant (gestion du courrier, etc.)
• Assistanat de la directrice (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions…)
• Commande de fournitures administratives et réapprovisionnement en produits courants
• Suivi de la maintenance courante du matériel informatique, des fournitures et des locaux
• Effectuer d’autres tâches de bureau assignées

Organisation administrative (40 %)

• Planification et coordination de réunions, et rédaction de comptes rendus, gestion de plannings et d’agendas
• Participation au suivi administratif du personnel
• Préparation et organisation administrative & logistique des instances (conseil d’administration, assemblée générale, comité de suivi, bureau)
• Collecte des contenus et mise en forme des rapports, des programmes d’activités et du projet artistique et culturel
• Centralisation administrative des éléments nécessaires aux questionnaires annuels des partenaires institutionnels
• Suivi de dossiers administratifs
• Comptabilité : enregistrement de devis, rapprochement avec les factures reçues en lien avec les services, tri et archivage des factures

Logistique événementielle (20%)

• Gestion des invitations
• Mise à jour et maintenance de bases de données de contacts
• Mise en place logistique (commandes, boissons, repas, logements, transports, etc.)

Profil et compétences recherchés

• Expérience d’assistanat de direction
• Sens de l’organisation et rigueur
• Aisance relationnelle et goût pour le travail en équipe
• Aisance rédactionnelle
• Réactivité et sens des responsabilités
• Polyvalence et autonomie
• Maîtrise de l’anglais écrit et parlé
• Maîtrise des fonctionnalités du Pack Office et d’Outlook
• Maitrise des techniques de rédaction des comptes rendus
• Intérêt pour le secteur artistique et culturel

Modalités de candidature

Lettre de motivation et C.V. à envoyer à l’attention de Zélie Davin, coordinatrice administrative : z.davin@i-ac.eu