Coordinateur·trice administratif·ve

Présentation de l’annonceur

Outil de création et de recherche pour l’art actuel, l’IAC développe, in situ, une activité d’expositions et de rencontres combinée à la constitution d’une collection d’œuvres au rayonnement international. Il prolonge ses activités de recherche, ex situ, par la diffusion de sa collection sur l’ensemble de la région Auvergne-Rhône-Alpes, ainsi qu’au niveau national et international.

Informations de contact

m.faivre@i-ac.eu

Mission(s)

Sous la responsabilité de la directrice et de l’administrateur vous participez à la gestion et à la coordination administrative de l’Institut.
A ce titre :

• Vous assisterez la directrice et l’administrateur en termes d’organisation, de gestion, d’information, de suivi de dossiers.
• Vous assurerez des tâches d’accueil et de secrétariat
• Vous participerez à l’organisation d’actions de relations publiques
• Vous serez amené à travailler avec l’ensemble de l’équipe pour optimiser la communication et la coordination interne.

Missions principales

Organisation générale

• Contribution à la transversalité des activités générales de l’IAC et coordination des activités de communication interne entre les services
• Accueil physique et téléphonique et secrétariat courant
• Gestion de l’agenda de la direction. Organisation de déplacements et réceptions
• Suivi de l’agenda des activités et de l’équipe
• Commande de fournitures administratives et réapprovisionnement en produits courants
• Participation au suivi de la maintenance courante du matériel (relation avec les prestataires…) et des locaux et suivi des équipements de bureau & informatique
• Mise à jour et maintenance de bases de données
• Gestion de stocks et archivage
• Effectuer d’autres tâches de bureau assignées

RH

• Suivi des fiches horaires de l’équipe
• Suivi du process de recrutements.
• Suivi des obligations médecine du travail
• Suivi administratif des stagiaires et services civiques
• Suivi de l’organisation des formations
• Participation à l’élaboration et à la mise à jour du document unique

Organisation administrative

• Planification et coordination de réunions et rédaction de comptes rendus
• Préparation et organisation administrative & logistique des instances (conseil d’administration, assemblée générale, comité de suivi, bureau) et rédaction de PV
• Mise en forme des rapports, programmes d’activités, du projet artistique et culturel … et collecte des contenus
• Centralisation administrative des éléments nécessaires aux questionnaires annuels des partenaires institutionnels.
• Suivi de dossiers administratifs
• Enregistrement de devis & rapprochement avec les factures reçues en lien avec les services

Relations publiques

• Participation à l’organisation des vernissages et à la mise en place logistique des actions événementielles de relations publiques de l’Institut et de la Fondation de l’Institut d’art contemporain

• Contrat : CDI / temps complet

• Rémunération groupe C - convention collective nationale ECLAT + tickets restaurant

Profil et compétences recherchés

• Expérience d’assistanat de direction dans un environnement professionnel culturel
• Sens de l’organisation et rigueur
• Aisance relationnelle et goût pour le travail en équipe
• Aisance rédactionnelle
• Réactivité et sens des responsabilités
• Polyvalence et autonomie
• Maîtrise de l’anglais écrit et parlé
• Maîtrise des fonctionnalités du Pack Office et d’Outlook
• Maîtrise des techniques de rédaction des comptes rendus
• Intérêt pour le secteur artistique et culturel

Modalités de candidature

Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à transmettre avant le 14 octobre à minuit à l’adresse : m.faivre@i-ac.eu