Coordinateur-trice administratif-ve

Présentation de l’annonceur

Outil de création et de recherche pour l’art actuel, l’IAC développe, in situ, une activité d’expositions et de rencontres combinée à la constitution d’une collection d’œuvres au rayonnement international. Il prolonge ses activités de recherche, ex situ, par la diffusion de sa collection sur l’ensemble de la région Auvergne-Rhône-Alpes, ainsi qu’au niveau national et international.

Informations de contact

Michaël Faivre : m.faivre@i-ac.eu

Mission(s)

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la responsabilité de la directrice et de l’administrateur vous participez à la gestion et à la coordination administrative de l’Institut.
A ce titre :

• Vous assisterez la direction en termes d’organisation, de gestion, d’information, de suivi de dossiers.
• Vous assurerez des tâches d’accueil et de secrétariat
• Vous serez amené à travailler avec l’ensemble de l’équipe pour optimiser la communication et la coordination interne.

MISSIONS PRINCIPALES

Accueil physique et téléphonique et secrétariat courant
Gestion de l’agenda de la direction. Organisation de déplacements et réceptions
Contribution à la transversalité des activités générales de l’IAC et coordination des activités de communication interne entre les services
Suivi de l’agenda des activités et de l’équipe
Suivi de dossiers administratifs
Planification et coordination de réunions et rédaction de comptes rendus
Préparation et organisation logistique des instances (conseil d’administration, assemblée générale, comité de suivi, bureau)
Mise en forme des rapports et programmes d’activités, collecte des contenus
Mise à jour et maintenance de bases de données
Coordination de l’organisation des vernissages et participation à l’organisation logistique d’événements
Enregistrement de devis, rapprochement avec les factures reçues
Commande de fournitures administratives et réapprovisionnement en produits courants
Participation au suivi de la maintenance courante du matériel et des locaux et suivi des équipements de bureau & informatique
Gestion de stocks et archivage
Effectuer d’autres tâches de bureau assignées

Profil et compétences recherchés

• Expérience d’assistanat de direction dans un environnement professionnel culturel
• Sens de l’organisation et rigueur
• Aisance relationnelle et goût pour le travail en équipe
• Aisance rédactionnelle
• Réactivité et sens des responsabilités
• Polyvalence et autonomie
• Maîtrise de l’anglais écrit et parlé
• Maîtrise des fonctionnalités du Pack Office et d’Outlook
• Maitrise des techniques de rédaction des comptes rendus
• Intérêt pour le secteur artistique et culturel

Modalités de candidature

Envoyer CV et LM à l’attention de Michaël Faivre, administrateur, par e-mail uniquement : m.faivre@i-ac.eu

Date envisagée de prise de fonction : au plus tard avril 2022