Chargée de production et d’administration de production

Présentation de l’annonceur

La Biennale de Lyon est une association 1901 qui conçoit, produit et organise en alternance deux grands événements culturels internationaux : la Biennale d’art contemporain et la Biennale de la danse.

La 17e Biennale d’art contemporain se déroulera du 21 septembre 2024 au 5 janvier 2025.

Informations de contact

Alexandra Chopin : achopin@labiennaleldelyon.com
- 0427466560

Mission(s)

Placée sous la responsabilité de la directrice de production, la personne recrutée l’assiste dans la préparation, l’organisation, et la mise en œuvre de la manifestation.

Il/Elle est en relation avec l’ensemble des services de la Biennale pour le suivi et la mise en œuvre de ces actions.

Il/Elle est chargé.e de contrôler la bonne mise en place des moyens financiers, logistiques et humains pour la réussite du projet.

Administration de Production ***

• Suivi du budget prévisionnel artistique ;
• Tenue de la comptabilité d’engagement liée aux projets ;
• Suivi des budgets des productions en lien avec les dépenses techniques engagées pour le compte de l’artistique ;
• Fournir les outils facilitant pour la direction la vision globale de la gestion déléguée du budget ;
• Gestion des remboursements de frais des artistes, suivi des devis et factures ;
• Elaboration des contrats d’artistes (contrat de (co)production, contrat de prêt ou de résidence) ;
• Obtention, vérification des informations nécessaires à l’établissement des contrats et à leur signature.
• Soutien au dimensionnement de l’équipe de production (estimatifs financiers, processus de recrutements) ;
• Prise en charge de l’ensemble des procédures relatives aux embauches au sein du service artistique (contrats et formalités obligatoires, tenue des dossiers des salarié·e·s) ;
• Mise à jour des plannings et des outils de suivi d’administration et de production et action culturelle.

Production-Logistique ***

• Assurer la régie d’accueil générale pour le commissariat, les artistes et éventuels intervenants (directeur de studio, galeristes, convoyeurs) ou prestataires ;
• Recherche d’hébergements et négociations des contingents avec les logeurs ;
• Organisation de la venue, du séjour des artistes et acteurs du projet (réservation des voyages, nuitées, transferts) ;
• Coordination logistique (veiller à la bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs) ;
• Contact avec les hôtels (établissement des rooming lists, mise à jour des allotements) ;
• Recrutement de chauffeur.s et suivi des plannings ;
• Élaboration des feuilles de route de l’ensemble des invités ;
• Organisation de l’accueil et procédures d’accueil (préparation et remise des livrets d’accueil, per diem) ;
• Suivi administratif des dépenses et remboursements ;
• Organisation de moments de convivialité avec le commissariat, les artistes.

Missions transversales

• Recherche de sources de financements privées pour le développement du projet (projets recherche/création, résidences, actions culturelles, mobilités internationales…) ;
• Participation au développement des partenariats nature ;
• Établissement d’un bilan écrit des activités, archivages des documents correspondants et relecture des documents de communication de l’événement.

Profil et compétences recherchés

• Master en gestion culturelle ;
• Expérience significative souhaitée d’au moins deux ans ;
• Capacité à organiser et à prioriser la production et le suivi d’un projet artistique ;
• Autonomie, sens des responsabilités, polyvalence, rigueur, capacités d’adaptation ;
• Maîtrise du français et de l’anglais (écrit, parlé) , la connaissance d’autres langues sera appréciée ;
• Maîtrise des outils informatiques (Excel, base de données, logiciel de planification et de comptabilité d’engagement) ;
• Qualités rédactionnelles, capacité d’analyse ;
• Sens de l’accueil et du travail en équipe ;
• Disponibilité week-ends en septembre ;
• Connaissance de l’art contemporain serait un plus.

Modalités de candidature

Si cette offre vous intéresse, merci d’adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) uniquement au format .pdf à Alexandra Chopin, Chargée d’administration de production à l’adresse suivante : achopin@labiennaledelyon.com

Les entretiens d’embauche auront lieu le 10 et le 11 juin.

L’ensemble des candidat.e.s retenus seront contacté.e.s entre le 6 et le 7 juin.

Rémunération envisagée : Selon profil et expérience

Prise en charge à 50% de l’abonnement de transports en commun ou forfait mobilité durable

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