Chargé·e d’accueil et de secrétariat

Présentation de l’annonceur

L’école d’art de Belfort – Association loi 1901 créée en 1980 - est un établissement d’enseignement artistique subventionné par la Ville de Belfort, le Ministère de la Culture (DRAC de Bourgogne-Franche-Comté), le Conseil régional de Bourgogne-Franche-Comté, le Fonds Social Européen et le Département du Territoire de Belfort. La spécificité de l’école d’art de Belfort réside dans son adhésion à un principe fondamental d’accès aux pratiques artistiques et culturelles pour tous publics. Ce principe s’exerce dans le projet éducatif qu’elle conduit, qui vise à proposer au public le plus large possible une offre de formation de haut niveau, cohérente et diversifiée, couvrant les domaines des arts visuels et des arts graphiques et ouverte à l’ensemble des domaines de la connaissance. Cette activité d’éducation artistique couvre les champs des pratiques amateurs et des pratiques pré-professionnalisantes, elle mobilise chaque année scolaire près de 550 étudiants, élèves et stagiaires des formations professionnelles de tout âge, issus d’origines géographiques, sociales et professionnelles différentes.

Informations de contact

Jean Marie Boizeau : communication.eab@gmail.com
- 0384366210

Mission(s)

Accueil

• Accueillir, informer, conseiller, orienter les différents publics en face à face, par téléphone, et par mail
• Veiller aux espaces d’expositions.
• Contrôler et filtrer l’accès des visiteurs aux différents espaces du bâtiment.
• Assurer le standard téléphonique et l’accueil des rendez-vous.
• Réceptionner, vérifier les livraisons et ranger les produits
• Assurer une maintenance technique du bâtiment en lien avec les services municipaux.
• Assurer le bon entretien des espaces en lien avec la société en charge du nettoyage.
• Assurer occasionnellement des visites ou animations simples auprès d’un public divers.
• Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.
• Aide technique aux événements organisés par la structure (expositions, concerts…)

Secrétariat

• Réaliser le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document,…) et transmettre les informations (e-mail, notes…)
• Assurer la commande des matériels, produits d’en- tretien et de bureautique.
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques

Suivi de la vie scolaire

• Renseignement formations
• Suivi des dossiers de candidature
• Prise des inscriptions
• Enregistrement des inscriptions
• Encaissement des cotisations
• Listing contacts des élèves

Profil et compétences recherchés

Savoir-faire

• Appliquer les règles de sécurité, les règlements intérieurs et de visite
• Mettre en oeuvre les mesures de sécurité et de sûreté
• Appliquer, respecter et faire respecter les consignes
• Évaluer une situation de terrain et mettre en oeuvre des solutions adaptées
• Recueillir et transmettre des informations, des consignes
• Être pertinent, efficace et rapide dans ses interventions
• Rendre compte à sa hiérarchie
• Adopter une attitude correcte, courtoise et ferme envers le public et les intervenants internes ou externes
• Travailler en équipe

Savoir-être (compétences relationnelles)

• Réactivité et discernement
• Sens de l’accueil
• Rigueur et sens des responsabilités
• Capacité à gérer les situations de crise
• Sens du travail en équipe
• Sens du service public
• Modalités d’accueil
• Technique de prise de notes
• Rigueur et organisation
• Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles
• Esprit de synthèse
• Sens relationnel
• Respect de la hiérarchie

Activité essentiellement pendant les périodes scolaires

35h hebdomadaire, heures de bureau du lundi au vendredi - 1800 euros brut

Modalités de candidature

Envoyez un cv et une lettre de motivation à l’attention de Madame la Présidente uniquement par mail à l’adresse direction.ecole.art@orange.fr