Assistant·e administratif·ve - Plateforme ressource

Présentation de l’annonceur

À la fois centre d’art contemporain et plateforme ressource en arts plastiques depuis plus de 25 ans à Toulouse, le BBB centre d’art développe un programme artistique contemporain et des actions culturelles ouvertes à tou·tes tout en proposant des services spécifiques aux artistes professionnels des arts visuels.

Depuis sa création, le BBB centre d’art accompagne et forme chaque année des artistes et professionnel·les du secteur culturel via :

• 8 parcours de formation professionnalisante
• Un accompagnement et un soutien au projet pour des personnes inscrites dans des parcours d’insertion professionnelle
• La formation Profession artiste qui réunit 12 artistes pour 3 mois de formation

Informations de contact

Léa Besson, administratrice : recrutement@lebbb.org
- 0561133617

Mission(s)

L’assistant·e administratif·ve assurera, sous la responsabilité de la Directrice, une mission support pour les dispositifs de formation et d’accompagnement professionnel développés par le BBB centre d’art – Plateforme ressource.

Orienter les publics de la Plateforme ressource

• Orientation des publics et présentation de l’offre de formation et d’accompagnement (permanence téléphonique et mail)
• Veille informationnelle et communication des moyens de prise en charge des formations
• Communication des procédures administratives et envoi des documents informatifs relatifs aux formations

Gérer les procédures d’inscription en formation et assurer le suivi administratif des stagiaires de la formation

• Dans les limites de ses missions, veiller au respect des procédures en vigueur dans le cadre du conventionnement par la Région Occitanie Pyrénées/Méditerranée des formations professionnelles proposées par le BBB centre d’art et selon les indicateurs de la certification qualité Qualiopi
• Récolte des documents et informations administratives des stagiaires
• Saisie et suivi des inscriptions sur les plateformes dédiées (SIGMA et KAIROS)
• Mise en place et suivi des dossiers de rémunération des stagiaires bénéficiaires (DEFI)
• Suivi des dossiers de prise en charge par des OPCO
• Préparation et suivi des documents administratifs : contrats et conventions, attestations de formation
• Récolte des émargements, auto-évaluations, questionnaires de satisfaction et situations en fin de formation

Assister les chargées d’accompagnement dans le suivi administratif des artistes en accompagnement professionnel

• Dans les limites de ses missions, veiller au respect des procédures en vigueur dans le cadre du Plan départemental d’insertion et du Programme opérationnel national du Fonds social européen
• Prise des rendez-vous individuels avec les bénéficiaires accompagné·e·s
• Suivi des inscriptions aux rendez-vous thématiques collectifs

Être un appui logistique pour la Plateforme ressource

• Réservation et suivi des hébergements et des transports des intervenant·e·s extérieur·e·s
• Accueil des formateur.trice.s et des stagiaires en l’absence de la chargée de formation et d’accompagnement
• Suivi des plannings (activités, salles)

Aider à la préparation des bilans annuels de la Plateforme ressource

• Aide à la préparation du rapport d’activité annuel
• Aide à la préparation du bilan pédagogique et financier des formations

La nature des missions confiées sont susceptibles d’évoluer en fonction du développement de l’action globale du BBB centre d’art.

Profil et compétences recherchés

PROFIL

• Formation initiale : minimum Bac+2
• Expérience d’un an minimum sur un poste similaire dans le secteur culturel ou dans un organisme de formation
• Connaissance en gestion administrative des organismes de formation
• Connaissance du secteur associatif
• Connaissance du secteur de l’art contemporain

EXPERIENCES / COMPETENCES

• Maîtrise des outils bureautiques courants, en particulier Excel, et de l’environnement web
• La maîtrise des plateformes KAIROS, SIGMA, DEFI et AFDAS serait un plus

APTITUDES RECHERCHEES

• Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles
• Rigueur et organisation
• Travail en équipe

Modalités de candidature

Clôture des candidatures : le 29 août 2021
Entretiens : le 14 septembre 2021
Prise de poste à partir du 20 septembre

Lettre de motivation et CV à adresser à M. Le Président avec en objet : Candidature – Assistant·e administratif·ve par email uniquement : recrutement@lebbb.org

Merci de préciser dans votre candidature votre éligibilité au contrat CUI-CAE - Parcours emploi compétence, à vérifier avec votre Pôle emploi.